Gambar Ilustrasi Tugas-Tugas Sekretaris

Sekretaris adalah merupakan orang yang dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan dan kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan. Dalam melakukan tugasnya membantu pimpinan, sekretaris tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari – hari pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal – hal yang saling terkait. Sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai ketrampilan baik teknis maupun non teknis.

 

Misalnya yaitu menyiapkan perjalanan dinas pimpinan. Pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari keberangkatan sampai kepulangannya. Ini bukanlah tugas yang ringan karena membutuhkan tanggung jawab yang besar.

Sekretaris harus mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, transportasi yang digunakan, mengurus akomodasi, menyiapkan semua surat  maupun dokumen  –  dokumen  yang  mendukung  pertemuan  dan  mempersiapkan jadwal   pertemuan   yang   akan   diadakan   pimpinan   dalam   perjalanan tersebut.  Setelah  sekretaris  diberitahu  mengenai  perjalanan  yang  akan diadakan  oleh  pimpinan,  sekretaris  harus  mempunyai  gambaran  tentang semua  hal  yang  berkenaan  dengan  perjalanan  yang  direncanakan  dan segera   melaksanakan   apa   yang   telah   ditugaskan   dengan   baik   agar pimpinan   tidak   menemui   kesulitan   –   kesulitan   yang   berarti   dalam perjalanannya. 

Baca Juga: Buat SKT Konstruksi: Panduan Lengkap dan Syaratnya

Tugas Kreatif Sekretaris

Tugas Kreatif. Merupakan  tugas  yang  dilaksanakan  atas  inisiatif  sekretaris  sendiri. Meskipun tugas ini berdasarkan inisiatif sendiri namun tetap mebutuhkan tanggung  jawab  yang  besar  agar  hasilnya  dapat  memusakan  pimpinan. Karena pada dasarnya setiap tugas yang dilakukan sekretaris harus penuh tanggungjawab dan harus memberikan keuntungan bagi perusahaan serta memberikan  nilai  positif  perusahaan  di  mata  perusahaan  lain.  Untuk menjalankan  tugas  yang  membutuhkan  kreatifitas  ini  sekretaris  harus banyak belajar dan menciptakan sesuatu yang baru. Tugas kreatif ini membantu pimpinan dalam mengembangkan perusahaan dan meningkatkan kerjasama perusahaan. Sekretaris harus memiliki inisiatif dalam mengirimkan ucapan atau bunga untuk relasi.

Referensi
Agus M.Hardjana.(1998). Sekretaris Kedudukan, Tata Kerja, dan Kepribadiannya. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
Durotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.
Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono. (2003).Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Penerbit PPM.