Gambar Ilustrasi Tugas Sekretaris Pimpinan

Tugas Kerja Sekretaris Pimpinan

1. Menerima dan memeriksa surat masuk dan surat keluar untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya;
2. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda untuk memudahkan pencarian apabila diperlukan;
3. Memberi lembar disposisi dan menyampaikan kepada pimpinan untuk memberikan arahan lebih lanjut;
4. Menerima dan memeriksa konsep surat dari unit pengolah untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya;
5. Menyampaikan konsep surat dan dokumen lain kepada pimpinan untuk disahkan lebih lanjut;
6. Menyampaikan surat yang telah ditandatangani pada unit pengolah;
7. Membuat konsep surat dan dokumen lainnya sesuai arahan pimpinan;
8. Mencatat dan menyimpan arsip surat dan dokumen lainnya sesuai arahan pimpinan;
9. Mencatat kegiatan-kegiatan pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
10. Mencatat jadwal pemakaian ruang sidang pimpinan untuk kelancaran pelakanaan tugas;
11. Menerima telepon dan faksimile untuk disampaikan kepada pimpinan, dan menelpon, faksimile pihak lain sesuai permintaan pimpinan;
12. Menerima dan melayani pimpinan sesuai keperluannya; dan
13. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Pimpinan.

Tanggung Jawab Sekretaris Pimpinan

1. Kebenaran dan ketepatan jadwal kegiatan pimpinan;
2. Kebenaran dan kelengkapan laporan;
3. Kebenaran dan ketepatan penyampaian informasi pimpinan; dan
4. Kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan.

Wewenang Sekretaris Pimpinan

1. Menolak tamu pimpinan yang tidak sesuai prosedur;
2. Meminta penjelasan konsep surat pada unit pengolah;
3. Menolak konsep surat/dokumen lain yang tidak sesuai dengan kebenaran dan kelengkapannya;
4. Memberikan masukan/saran kepada atasan langsung.