Gambar Ilustrasi Tugas Office Manager

Hallo Sahabat UT, kali ini kami akan membahas tentang Apa saja Sih Tugas Dari Office Manager ? Office Manager bertanggung jawab mengatur dan mengoordinasikan operasi dan prosedur kantor untuk memastikan efektivitas dan efisiensi organisasi.

Office Manager harus memiliki keterampilan, mampu mengelola berbagai tugas administrasi dan dan mahir menggunakan komputer serta dapat mengoperasikan Microsoft Office, termasuk Word, Excel, PowerPoint dan Publisher.

Baca Juga: Buat SKT Konstruksi: Panduan Lengkap dan Syaratnya

Tugas Office Manager

1. Manajemen dan Administrasi Proyek

• Mengelola dan mengkoordinir operasional kantor

• Menerapkan, mengelola, dan memelihara penyimpanan catatan, file personel rahasia, pembelian dan sistem pengendalian persediaan

• Membantu manajemen SDM mengimplementasikan prosedur kebijakan dan mengelola administrasi tunjangan, rekrutmen, orientasi dan pelatihan staff

• Mengelola peralatan kantor, kontrak dan sistem pemeliharaan dan layanan

• Mengelola teknologi dan sistem telekomunikasi dan memberikan dukungan umum kepada staf

• Mengkoordinasikan dan memastikan semua persyaratan pelaporan penyandang dana dipenuhi sebagaimana ditentukan dan bahwa laporan disampaikan tepat waktu

• Mengkoordinasikan kegiatan integrasi back-office dan memastikannya dilakukan sesuai dengan kebijakan dan protokol yang disepakati

• Berkoordinasi dan berhubungan dengan akuntan dan auditor Pusat dan memastikan semua laporan keuangan termasuk audit tahunan disiapkan seperti yang ditentukan 

• Membuat dan memelihara sistem pengarsipan administrasi

• Memelihara inventaris perlengkapan dan peralatan kantor

• Memelihara sistem kas kecil dan berbagai anggaran

• Melaksanakan tugas lain yang diberikan

2. Direktur Eksekutif dan Dukungan Dewan

• Secara proaktif mengelola, mengoordinasikan, dan mengatur kegiatan dan jadwal untuk Direktur Eksekutif termasuk rapat dan korespondensi 

• Secara proaktif menjadwalkan dan mengelola pekerjaan Direksi, Komite dan Kelompok Kerja

• Memastikan semua persyaratan anggaran rumah tangga dan proses untuk pertemuan Keanggotaan Umum Tahunan terpenuhi tepat waktu

• Memelihara sistem organisasi Dewan Direksi, komite-komitenya dan keanggotaan

• Mengidentifikasi dan menanggapi semua permintaan yang dapat ditangani secara mandiri dan secara rahasia

• Membantu persyaratan pelaporan ke badan akreditasi, perizinan, dan pendanaan

• Menyiapkan korespondensi, materi dan agenda, notulen rapat, catatan tindakan dan memastikan tindak lanjut tepat waktu

• Pastikan akomodasi perjalanan dan hotel 

• Membantu dalam perekrutan, orientasi dan pelatihan staf 

• Mengembangkan dan memelihara pengetahuan tentang kemitraan strategis, penyandang dana, komunitas organisasi, lembaga, dan masyarakat luas

• Bekerja sama dengan lembaga dan organisasi masyarakat untuk tujuan komunikasi, perencanaan, dukungan, rujukan dan peningkatan kesadaran masyarakat 

• Berkomunikasi dengan perwakilan masyarakat dan lembaga layanan, atas nama Direktur Eksekutif, yang dapat berpartisipasi dalam komite, gugus tugas, dan Dewan Direktur komunitas dan organisasi jaringan

3. Mengawasi staf Administrasi

• pengawasan dan koordinasi staf pendukung administrasi, resepsionis, analis pendukung keputusan, dan tim pemeliharaan;

• memastikan bahwa setiap orang diperlakukan dengan hormat dan bermartabat 

• Pemberhentian dan keputusan disiplin harus dirujuk ke Direktur Eksekutif untuk mendapatkan persetujuan;

• memantau kualitas pekerjaan, melakukan tinjauan kinerja dan menilai kebutuhan pelatihan;

• mengelola kontrak pemeliharaan fasilitas termasuk pembersihan, keamanan, perbaikan, dll.; dan,

• mengawasi koordinasi jadwal, distribusi pekerjaan yang efisien