Tugas Kerja Penata Usaha Pimpinan

Tugas Penata Usaha Pimpinan

1. Memberi lembar disposisi dan menyampaikan kepada pimpinan untuk memberikan arahan lebih lanjut;
2. Menerima dan memeriksa konsep surat dari unit pengolah untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya;
3. Menyampaikan konsep surat dan dokumen lain kepada pimpinan untuk disahkan lebih lanjut;
4. Menyampaikan surat yang telah ditandatangani pada unit pengolah;
5. Membuat konsep surat dan dokumen lainnya sesuai arahan pimpinan;
6. Mencatat dan menyimpan arsip surat dan dokumen lainnya sesuai arahan pimpinan;
7. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
8. Mencatat jadwal pemakaian ruang sidang pimpinan untuk kelancaran pelakanaan tugas;
9. Menerima dan melakukan panggilan telepon dan faksimile untuk disampaikan kepada pimpinan, serta pihak lain sesuai permintaan pimpinan;
10. Menerima dan melayani tamu pimpinan sesuai keperluannya;
11. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.

Tanggung Jawab Penata Usaha Pimpinan

1. Kebenaran dan ketepatan jadwal kegiatan pimpinan;
2. Kebenaran dan kelengkapan laporan;
3. Kebenaran dan ketepatan penyampaian informasi pimpinan; dan
4. Kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan.

Wewenang Penata Usaha Pimpinan

1. Meminta penjelasan konsep surat pada unit pengolah;
2. Menolak tamu pimpinan yang tidak sesuai prosedur;
3. Menolak konsep surat/dokumen lain yang tidak sesuai dengan kebenaran dan kelengkapannya; dan
4. Memberikan masukan kepada atasan.