Gambar Ilustrasi Ruang Lingkup Tugas Sekretaris

dalam menjalankan pekerjaannya, seorang pimpinan sangat memerlukan bantuan sekretaris yang profesional. Oleh karena itu, seorang yang menjabat sebagai sekretaris harus mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, serta mampu melaksanakan tugas tersebut dengan baik. Tugas seorang sekretaris hanya membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya, namun tugas yang nampaknya sederhana tersebut tidak mungkin dilakukan sendiri oleh pimpinan karena tugas pimpinan organisasi mengarah kepada pengambilan keputusan atau pembuatan kebijakan. Coba Anda bayangkan apabila seorang manajer tingkat atas harus membuka amplop dinasnya setiap hari, atau sering menerima telepon yang mungkin tidak ada kaitan dengan pekerjaannya, mengetik jawaban surat, atau mengarsipkan sendiri surat-surat ataupun dokumennya.

Seorang manajer atau pimpinan tidak akan mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas-tugas seperti itu, dan itulah peranan serta tugas yang dilaksanakan oleh seorang sekretaris, yaitu membantu meringankan tugas pekerjaan pimpinannya.

Adapun tugas seorang sekretaris dapat digolongkan menjadi tugas rutin/operasional dan tugas insidental/khusus. Simak penjelasan berikut.

1. Menurut Wewenangnya

a. Tugas rutin atau tugas operasional adalah tugas yang harus dikerjakan setiap hari oleh seorang sekretaris dan telah menjadi tugas kebiasaan sehari-hari tanpa ada perintah khusus. Selama tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris maka sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikannya tanpa menunggu diperintah oleh pimpinan serta tidak menundanya.

Adapun tugas rutin seorang sekretaris, yaitu

1. membantu memproses penyelesaian surat, faks, atau telegram;
2. menerima telepon dan menelepon, menyampaikan pesan kepada pimpinan dan menerima pesan dari luar;
3. menyusun, menempatkan, dan menemukan arsip dinas pimpinan;
4. pengaturan dan pemeliharaan alat-alat kantor dan pemeliharaan ruangan;
5. menyusun rencana perjalanan pimpinan baik yang menyangkut tiket ataupun akomodasinya;
6. pengaturan dan penggunaan kas kecil;
7. pengaturan jadwal janji pertemuan pimpinan;
8. mencari dan menyusun informasi yang tepat untuk pimpinan;
9. mengajukan kebutuhan perlengkapan kantor, mesin kantor, dan perlengkapan kantor lainnya;
10. mengatur pertemuan, rapat pimpinan dengan pihak yang terkait.

b. Tugas khusus atau instruksi. Adakalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan pimpinannya. Tugas khusus adalah tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh seorang sekretaris, tetapi hanya jika diperintahkan oleh pimpinan.

Tugas khusus seorang sekretaris, antara lain

1. mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan mitra kerjanya;
2. menyiapkan rapat dan membuat risalahnya;
3. mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang berhubungan dengan kepentingan instansi atau perusahaannya;
4. menyampaikan ucapan selamat, mengirim kado, atau hadiah bagi relasi atau mitra kerja perusahaan;
5. mengurus dokumen bank, asuransi atau pajak pimpinannya;
6. penyusunan jadwal perjalanan;
7. pengaturan keuangan;
8. persiapan dan penyelenggaraan rapat.

2. Menurut Jenis Tugasnya

1. Tugas administrasi/perkantoran. Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan tulis menulis, dokumentasi, dan pengetikan, yaitu mengarsipkan surat, menangani surat dan pengetikan laporan.
2. Tugas resepsionis. Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi dan informasi, yaitu menerima telepon dan menelepon, melayani tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan, dan menyusun jadwal perjanjian pimpinan.
3. Tugas keuangan. Sekretaris menjalankan tugas yang berhubungan dengan keuangan, antara lain menangani keuangan pimpinan dan melakukan pembayaran-pembayaran.
4. Tugas sosial. Sekretaris menjalankan tugasnya yang berhubungan dengan pekerjaan, antara lain mengatur rumah tangga kantor termasuk perlengkapan kantor, alat tulis kantor dan mempersiapkan pertemuan-pertemuan.
5. Tugas insidental. Sekretaris menjalankan tugas-tugas yang bersifat insidental, seperti mempersiapkan rapat, mempersiapkan pidato, presentasi seminar dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.