Seorang sekretaris harus mempunyai sifat tanggap, aktif dan kreatif karena sebagai sekretaris perusahaan memiliki tugas yang cukup padat. Oleh karena itu, sekretaris harus cekatan dan selalu mempunyai inisiatif sendiri tanpa harus menunggu perintah atasan.

Baca Juga: Buat SKT Konstruksi: Panduan Lengkap dan Syaratnya

Pengertian Sekretaris

Secara Umum sekretaris adalah orang yang bertugas membantu dan melayani serta meringankan tugas-tugas pimpinan serta sekaligus sebagai orang yang dapat dipercaya oleh pimpinan untuk memegang rahasia.

Dalam Webster’s New Dictionary of American Language College disebutkan bahwa sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk menyimpan arsip atau dokumen, menyelenggarakan aktivitas korespondensi serta pekerjaan tulis menulis lainnya, untuk kepentingan organisasi maupun individu (Secretary is a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc. for an organization or individual). Dengan demikian,tugas sekretaris menurut penjelasan dalam Kamus Webster tersebut sebenarnya sangat sederhana, yaitu hanya berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen serta pekerjaan surat-menyurat atau korespondensi.

Menurut Louis C. Nanassy dan William Selden yang dikutip oleh Sutarto (1997:4) : “Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggungjawab daripada seorang stenographer dan tugas – tugasnya yang biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsip warkat – warkat, surat – surat dan lain – lain. Seorang Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu adminstrasi atau pimpinan muda”.

Menurut Ikatan Sekretaris di Amerika (TheProfessional Secretary International), yang dimaksud dengan sekretaris adalah “an assistant to an executive possessing mastery of office skilland ability to assume responsibility without direct supervision, who display initiative, exercises judgmentand makes decisions within the scope of her authority” (seorang sekretaris adalah pembantu pimpinan eksekutif yang mempunyai keterampilan dan pengetahuan administrasi perkantoran,serta mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, tanpa harus diberi pengarahan terlebih dahulu oleh pimpinan, serta mampu berinisiatif, memberikan pertimbangan serta membuat keputusan yang tidak bertentangan dengan kewenangannya sebagai seorang sekretaris).

Pengertian sekretaris menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano dikutip oleh Ursula Ernawati (2004:1) adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, maka diharapkan menampilkan aneka macam tangungjawab tugas kesekretaisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Braum dan Portugal (dalam The Liang Gie, 1992) yang menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, mengecek,atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban,atau perjanjian dinasnya, dan melakukan kegiatan terkait lainnyadalam rangka meningkatkan tugas pimpinan secara efektif.

Menurut Wursanto, (2002:25) yang dikutip Saiman sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Menurut Sedarmayanti (2005:11), menyatakan bahwa pengertian sekretaris adalah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantorandan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar.

Pimpinan memerlukan seorang sekretaris untuk membantunya dalam menyelesaikan semua pekerjaan dikantor.Dengan demikian kedudukan seorang sekretaris merupakan orang yang pertama membantu pimpinan dalam melaksanakan dan menyelesaikan semua pekerjaan yang ada dikantor.

Referensi
Agus M. Hardjana. (1998). Sekretaris Kedudukan, Tata Kerja, dan Kepribadiannya. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
Rumsari Hadi Sumarto. (2000). Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
Saiman. (2002). Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sutarto. (1997). Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gajah Mada.