Gambar Ilustrasi Kepribadian Seorang Sekretaris

ijinkonstruksi.com - Apakah Anda setuju dengan pernyataan“ tidak perlu cantik-cantik, yang penting kepribadiannya baik“. Bagaimana pandangan Anda mengenai kepribadian sekretaris?

Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang menarik sehingga dapat memperlancar tugas pimpinan dan tidak merugikan tamu atau orang lain.

a. Sikap dalam bekerja

Sikap atau perilaku seseorang tidak muncul begitu saja tapi didasarkan atas pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya. Dengan demikian, sikap yang baik dapat dipelajari oleh seorang sekretaris dalam mendukung pekerjaannya dalam membantu tugas pimpinan.

Sikap positif seorang sekretaris yang harus ditunjukkan dalam kerja, yaitu:

• Teliti. Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara teliti dan rapi sehingga apabila suatu saat pimpinan membutuhkan dokumen, misalnya maka akan dengan mudah dicari dan ditemukan. Ketelitian merupakan suatu sikap cermat, serius, dan berhati-hati dalam melakukan tindakan.
• Bertanggung jawab. Tidak ada tugas yang tidak memerlukan suatu tanggung jawab. Hanya masalahnya adalah seberapa besar tanggung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya. Seorang sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilaksanakan, baik pekerjaan rutin maupun bukan rutin. Jika pimpinan menghendaki konsep suatu surat harus sudah selesai dalam waktu satu hari maka sekretaris harus mampu menyelesaikannya sesuai jadwal.
• Bekerja terencana dan teratur. Dalam melaksanakan pekerjaan, seorang sekretaris perlu merencanakan pekerjaannya dengan baik, jika perlu membuat catatan-catatan kecil, menentukan pekerjaan mana yang harus segera diselesaikan dan mana yang dapat ditunda, atau membuat rencana kerja harian.
• Berinisiatif. Inisiatif sangat diperlukan dalam bekerja. Orang yang tidak punya inisiatif sama saja dengan robot. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki inisiatif kerja karena kegiatan pimpinan terkadang tidak dapat ditentukan terlebih dahulu, atau seorang sekretaris harus mampu mengambil keputusan sewaktu pimpinannya tidak ada.

b. Sikap dalam berhubungan dengan orang lain

Selain sikap terhadap pekerjaan, seorang sekretaris juga harus mampu bersikap yang baik dan patut dalam hubungannya dengan orang lain karena secara tidak langsung seorang sekretaris merupakan wakil dari seorang pimpinan.

Sikap yang perlu ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan dengan orang lain, yaitu:

• Jujur serta dipercaya. Kejujuran sangat penting bagi seorang sekretaris karena tanpa kejujuran, pimpinan tidak akan dapat memberikan tugas dengan sepenuh hati. Karena sekretaris juga sering berhubungan dengan orang lain termasuk mitra kerja pimpinan maka kejujuran sekretaris serta kepercayaan yang diberikan pimpinan dalam menjaga kerahasiaan perusahaan harus dapat dijaga. Sekali seorang sekretaris diketahui melakukan pembocoran rahasia perusahaan maka risikonya adalah dikeluarkan dari perusahaan.
• Ramah-tamah. Seorang sekretaris merupakan penjaga pintu pekerjaan pimpinan, dimana pada umumnya sekretaris sering melakukan komunikasi dengan orang lain. Sikap ramah dan penuh perhatian harus selalu ditunjukkan sekretaris manakala sedang berbicara tatap muka ataupun melalui telepon. Apa yang dibicarakan oleh orang lain, apalagi berhubungan dengan pekerjaan pimpinan, harus dapat diserap dan dimengerti karena informasi tersebut yang akan disampaikan kepada pimpinannya. Sikap yang tidak ramah dari seorang sekretaris akan dapat menghambat tugas pimpinan dan akan merugikan perusahaan.
• Rasional. Sikap rasional seorang sekretaris berarti bahwa dalam bertindak tidak dilakukan menurut kepentingan pribadinya, menggunakan emosi atau berlaku subjektif, tetapi menggunakan rasio dan bertindak objektif. Jika pekerjaan yang dilakukannya ternyata menurut pimpinan tidak sesuai atau harus diperbaiki lagi, dia tidak boleh ngotot atau tetap mempertahankan kebenarannya. Ketika berbicara dengan orang lain, misalnya melalui telepon, padahal lawan bicaranya menggunakan kata-kata yang kurang sopan, seorang sekretaris tidak boleh terpancing emosinya, tetapi bahkan berusaha agar pembicaraan tersebut menjadi positif.
• Siap menolong orang lain. Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan maka segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Pimpinan sering berkomunikasi dan berhubungan dengan mitra kerjanya sehingga seorang sekretaris harus sepenuhnya membantu kelancaran komunikasi tersebut dengan tidak melakukan tindakan yang menghambat lancarnya hubungan dan kerja sama tersebut. Misalnya, seorang mitra kerja perusahaan ingin bertemu dengan pimpinannya, namun ternyata pimpinan sedang dalam keadaan sibuk maka tugas sekretaris adalah membantu mencarikan jalan keluar bagaimana mitra kerja tersebut dapat bertemu atau berbicara dengan pimpinannya.
• Kemampuan khusus. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan baik di dalam perusahaan itu sendiri maupun di luar perusahaan maka seorang sekretaris dituntut untuk meningkatkan wawasan pengetahuan yang menyangkut organisasi maupun seluruh kegiatan perusahaan. Agar seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani kepentingan dinas pimpinan maka dia harus selalu menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilannya, misalnya kemampuan dalam membuat konsep surat, atau menggunakan media komunikasi.

Referensi
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris oleh Drs. Darmanto, M.Ed.